In breve
Più medici possono utilizzare un solo terminale di pagamento?
Sì. Più medici possono incassare i pagamenti tramite un terminale condiviso. Il presupposto è un processo vincolante che colleghi ogni transazione alla fattura corretta, al medico curante competente o all'unità economica giusta.
Come si possono analizzare le transazioni per singolo medico?
L'attribuzione più affidabile nasce già nel gestionale dello studio o nel sistema di cassa. Un ID del medico, un numero di fattura o un centro di costo collegano il pagamento al caso. I dati del terminale come importo, momento e numero di transazione supportano poi la riconciliazione.
Un terminale di pagamento ripartisce automaticamente gli incassi?
No, non automaticamente con il solo pagamento con carta. Una ripartizione automatica o interna dipende dal software gestionale, dall'interfaccia, dalla struttura contrattuale e dei conti nonché dal processo contabile concordato.
Che cosa conta nella chiusura di cassa di uno studio associato?
Gestionale dello studio, transazioni del terminale e rendiconto dell'acquiring devono essere riconciliati per lo stesso periodo. Rimborsi, storni e accrediti bancari differiti vanno considerati e documentati separatamente.
Alla reception centrale di uno studio associato i pazienti pagano fatture provenienti da ambulatori diversi. Un terminale condiviso per il pagamento con carta mantiene snella l’uscita ed evita di avere più dispositivi in uno spazio ristretto. La domanda decisiva è però un'altra: come si riconosce in seguito quale fatturato appartiene a quale medico? Più medici e un solo terminale di pagamento funzionano bene quando pagamento, fattura e attribuzione interna sono coordinati fin dall'inizio. Non occorre un utilizzo complicato, servono riferimenti chiari, sistemi allineati e una chiusura di cassa affidabile.
Più medici, un solo terminale di pagamento: che cosa succede sul piano tecnico
Un terminale di pagamento elabora l'importo e trasmette la transazione con carta per l'autorizzazione. Documenta tra l'altro importo, data e ora, numero di terminale e numero di transazione. Senza informazioni aggiuntive, però, il dispositivo non sa quale medico abbia erogato la prestazione fatturata. Questa attribuzione sul piano gestionale nasce nel gestionale dello studio, nel software di fatturazione o nel sistema di cassa.
Per un processo pulito nei pagamenti del settore Health e Beauty è quindi opportuno collegare tra loro tre livelli: la fattura descrive caso e prestazione, il terminale conferma il pagamento e il rendiconto dell'acquiring mostra l'accredito che ne deriva. Se questi livelli coincidono grazie a riferimenti univoci, uno studio può incassare i pagamenti con carta in modo centralizzato e analizzarli comunque in modo trasparente.
Ripartire gli incassi nello studio: tre modelli
1. Incasso comune con riferimento al medico
Se lo studio associato costituisce un’unica unità economica ai fini della fatturazione, tutti i pagamenti con carta possono passare attraverso un'unica struttura contrattuale e di conto. Il gestionale assegna a ogni fattura un ID del medico, un numero di caso o un centro di costo. Questa variante mantiene semplice la reception e consente analisi interne, a condizione che il riferimento venga registrato senza lacune.
2. Unità economiche separate
Se più medici lavorano sotto lo stesso tetto ma fatturano separatamente dal punto di vista giuridico o contabile, una semplice marcatura interna potrebbe non bastare. In tal caso struttura dell'esercente, struttura contrattuale, struttura dei conti e modello di accredito devono corrispondere alla struttura reale. La configurazione concreta andrebbe chiarita insieme alla fiduciaria, al fornitore del software gestionale e al fornitore dei servizi di pagamento.
3. Incassi centralizzati con distribuzione periodica
In alternativa gli incassi vengono raccolti in modo centralizzato e distribuiti a intervalli regolari sulla base di report definiti. Alla reception questo è semplice, ma aumenta il lavoro di riconciliazione. In particolare rimborsi, pagamenti parziali e fatture con prestazioni di più medici richiedono una logica di ripartizione chiara.
Analizzare le transazioni per singolo medico
Chi vuole analizzare le transazioni per singolo medico non dovrebbe ricostruire l'attribuzione soltanto a fine mese. Idealmente questa nasce nel momento in cui la fattura viene emessa o l'importo viene trasmesso al terminale. Come chiave si prestano ad esempio ID del medico, numero di fattura, numero di caso, sede o centro di costo.
Per la riconciliazione successiva sono utili soprattutto queste indicazioni:
- Riferimento al medico o al centro di costo: attribuisce la prestazione a livello interno.
- Numero di fattura o di caso: collega il pagamento alla singola operazione.
- Numero di terminale e di transazione: rende rintracciabile il pagamento con carta.
- Importo, data e ora: supportano il controllo in caso di scostamenti.
Con MyPortal, Nexi Svizzera mette a disposizione una panoramica delle transazioni dei terminali. I report possono essere filtrati tra l'altro per periodo, terminale, numero di transazione e importo. Il Merchant Portal completa la visione su transazioni e rendiconti che Nexi elabora in qualità di acquirer. Questi dati facilitano ricerca e riconciliazione, ma non sostituiscono un identificativo del medico nel gestionale dello studio.
Attribuire correttamente il fatturato nello studio associato
Attribuire il fatturato nello studio associato significa molto più che calcolare un totale per singolo medico. A seconda dell'organizzazione, medico curante, prestazione, sede e unità economica possono non coincidere. Una dottoressa lavora ad esempio in due sedi, oppure una fattura comprende prestazioni di più professionisti. Lo studio dovrebbe quindi definire quale dimensione sia determinante per contabilità, modello di onorari e controlling.
In caso di fattura mista, la ripartizione dovrebbe avvenire possibilmente prima del pagamento, nel gestionale dello studio. Se al terminale viene inviato solo un importo complessivo, il terminale stesso non esegue alcuna ripartizione del fatturato sul piano organizzativo. Una distribuzione successiva è possibile, ma va documentata e applicata in modo coerente anche in caso di storni o rimborsi.
Organizzare il pagamento con carta nello studio medico associato
Un'attribuzione affidabile del fatturato richiede responsabilità ben definite. Il team della reception registra i pagamenti secondo un processo uniforme. La direzione dello studio decide su correzioni ed eccezioni. Contabilità o fiduciaria verificano rendiconto e accredito. Ruoli e autorizzazioni andrebbero assegnati in modo che ogni persona veda soltanto i dati necessari al proprio compito.
Meritano particolare attenzione rimborsi e storni. Vanno sempre collegati alla transazione originaria, alla fattura, al medico e al motivo. Lo stesso vale per pagamenti offline, pagamenti parziali o per un pagamento effettuato in un'altra sede dello studio. Chi vuole organizzare il pagamento con carta nello studio associato dovrebbe testare questi casi particolari prima dell'avvio e non soltanto quando si presenta uno scostamento.
Chiusura di cassa nello studio associato: come riuscire nella riconciliazione
Una chiusura di cassa strutturata in uno studio associato segue cinque passaggi:
- Estrarre il fatturato teorico: il gestionale dello studio mostra i pagamenti per medico, caso o centro di costo.
- Richiamare i dati del terminale: raccogliere le transazioni dello stesso periodo e dei terminali coinvolti.
- Verificare gli scostamenti: chiarire storni, rimborsi, pagamenti parziali e riferimenti mancanti.
- Controllare il rendiconto: confrontare rendiconto dell'acquiring e accredito bancario tenendo conto dello sfasamento temporale..
- Documentare la chiusura: archiviare i report, registrare l'approvazione e seguire i casi aperti.
È Importante utilizzare lo stesso periodo di riferimento. Chiusura giornaliera, rendiconto dell'acquiring e accredito bancario possono presentare date di registrazione diverse. Riferimenti di transazione univoci aiutano a risolvere queste sfasature in modo tracciabile.
Attribuzione del fatturato a più medici: che cosa deve offrire la soluzione di pagamento
Una soluzione di pagamento adatta collega terminale, accettazione delle carte e analisi ai processi dello studio. Con un'integrazione al sistema di cassa, l'importo viene trasmesso automaticamente al terminale. Questo riduce gli errori di digitazione manuale. Per l'attribuzione del fatturato a più medici è inoltre decisivo che il software gestionale e l'interfaccia gestiscano in modo affidabile i riferimenti necessari.
Nexi Svizzera offre POS mobili, POS fissi e terminali POS integrati, oltre all'acquiring da un unico fornitore. I dispositivi sono certificati PCI ed ep2. Tra i servizi aggiuntivi utili di Nexi Svizzera rientrano MyPortal e Merchant Portal, con cui gli studi tengono sotto controllo transazioni e rendiconti in modo chiaro. La combinazione adatta di variante del terminale, collegamento al sistema di cassa e struttura contrattuale va definita caso per caso, in base alle sedi, al software gestionale e al modello di accredito desiderato.
Un terminale per un fatturato chiaro nello studio associato
Un terminale di pagamento condiviso può alleggerire la reception e rendere comodo il pagamento con carta per i pazienti. La trasparenza, però, non nasce dal dispositivo da solo. Solo riferimenti univoci, un modello organizzativo e contrattuale adeguato e una chiusura di cassa rigorosa rendono tracciabile il fatturato per singolo medico. Chi simula in anticipo sia i pagamenti ordinari sia i casi particolari crea un processo che resta semplice nella quotidianità e può crescere insieme allo studio.
Nexi Svizzera vi supporta nella scelta della soluzione di pagamento adatta al vostro studio associato o di gruppo. Informatevi sui lettori di carte, sull'integrazione con il sistema di cassa e sull'acquiring oppure richiedete una consulenza tramite il modulo di contatto. Telefonicamente potete raggiungere il reparto vendite al numero +41 58 220 58 68.
Fonti:
*Nexi Svizzera SA: Lettori di carte di Nexi
(https://www.nexi.swiss/it/prodotti/pos)
*Nexi Svizzera SA: Estensione del terminale di pagamento in una soluzione completa
(https://www.nexi.swiss/it/prodotti/soluzione-pagamento-avanzata)
*Nexi Svizzera SA: I nostri portali – MyPortal e Merchant Portal
(https://www.nexi.swiss/it/prodotti/servizi-aggiuntivi/portale)
*Nexi Svizzera SA: Soluzioni di pagamento per il commercio al dettaglio svizzero
(https://www.nexi.swiss/it/partner/associazioni/retail)
*Nexi Svizzera SA: Soluzione di settore Health & Beauty
(https://www.nexi.swiss/it/soluzioni-industria/health-beauty)
*SAMW/FMH: Rechtlicher Leitfaden für die Praxis, Kap. 7.2 Datenschutz in der Arztpraxis
(https://leitfaden.samw.fmh.ch/rechtlicher-leitfaden/7-berufsgeheimnis-datenschutz/72-datenschutz-arzt.cfm)
*SECO Portale PMI: Conservazione elettronica dei libri di commercio
(https://www.kmu.admin.ch/it/conservazione-elettronica-dei-libri-di-commercio)
Chi è Nexi Svizzera
Nexi è uno dei principali PayTech in Europa, attivo in oltre 25 paesi e partner di più di 2 milioni di aziende – dai grandi marketplace alle piccole e medie imprese locali. Nato dallo storico fornitore di servizi di pagamento tedesco Concardis, Nexi punta su processi digitali intuitivi per rendere lo shopping e i pagamenti sicuri e semplici, sia per i consumatori sia per i commercianti. In Svizzera, Nexi è da anni il solido numero due e offre soluzioni di pagamento e gestione dei dati omnicanale per esercenti di ogni dimensione. Il portafoglio omnicanale di Nexi Svizzera comprende l’accettazione di carte, l’integrazione fluida nei sistemi di cassa e soluzioni complesse per e- e m-commerce, completate da dashboard per una facile analisi dei dati. Grazie alle sue sedi in tutte le regioni linguistiche, Nexi Svizzera garantisce un’assistenza completa e personalizzata direttamente in loco. Il gruppo Nexi, quotato in borsa, ha sede a Milano e conta oltre 10.000 collaboratori impegnati a semplificare i processi di pagamento in tutta Europa. www.nexi.swiss – www.nexigroup.com