En bref
Plusieurs médecins peuvent-ils utiliser un seul terminal de paiement ?
Oui. Plusieurs médecins peuvent accepter des paiements via un terminal commun. La condition est un déroulement contraignant qui relie chaque transaction à la bonne facture, au·à la praticien·ne responsable ou à l'unité économique correspondante.
Comment analyser les transactions par praticien·ne ?
L'attribution la plus fiable s'effectue déjà dans le logiciel de cabinet ou de caisse. Un identifiant de praticien·ne, un numéro de facture ou un centre de coûts relie le paiement au cas. Les données du terminal comme le montant, l'heure et le numéro de transaction soutiennent ensuite la réconciliation.
Un terminal de paiement répartit-il automatiquement les paiements reçus ?
Non, pas du seul fait du paiement par carte. Une répartition automatique ou interne dépend du logiciel de cabinet, de l'interface, de la structure contractuelle et une seule structure de comptes ainsi que du processus comptable convenu.
Qu'est-ce qui est important lors de la clôture de caisse d'un cabinet de groupe ?
Le logiciel de cabinet, les transactions du terminal et le décompte d'acquiring doivent être réconciliés pour la même période. Les remboursements, les annulations et les crédits bancaires décalés dans le temps doivent être pris en compte séparément et documentés.
À la réception centrale d'un cabinet de groupe, les patient·e·s règlent des factures issues de consultations différentes. Un terminal de cartes commun permet un passage en caisse fluide et évite la multiplication des appareils dans un espace restreint. La question décisive est toutefois la suivante : comment savoir ensuite quel chiffre d'affaires revient à quel·le praticien·ne ? Plusieurs médecins, un seul terminal de paiement : le principe fonctionne bien lorsque le paiement, la facture et l'attribution interne sont pensés ensemble dès le départ. Cela n'exige pas une utilisation compliquée, mais des références claires, des systèmes coordonnés et une clôture de caisse fiable.
Plusieurs médecins, un seul terminal de paiement : ce qui se passe techniquement
Un terminal de paiement traite le montant dû et transmet la transaction par carte pour autorisation. Il documente notamment le montant, l'heure, le numéro de terminal et le numéro de transaction. Sans information supplémentaire, l'appareil ne sait toutefois pas quel·le médecin a fourni la prestation facturée. Cette attribution des prestations s'effectue dans le logiciel de cabinet, de facturation ou de caisse.
Pour un processus rigoureux dans le domaine de health & beauty, trois niveaux doivent donc être reliés : la facture décrit le cas et la prestation, le terminal confirme le paiement et le décompte d'acquiring indique le versement qui en résulte. Si ces niveaux concordent grâce à des références univoques, un cabinet peut accepter les paiements par carte de manière centralisée tout en gardant des analyses transparentes.
Répartir les paiements reçus au cabinet : trois modèles
1. Encaissement commun avec référence au·à la praticien·ne
Si le cabinet de groupe facture conjointement sur le plan économique, tous les paiements par carte peuvent passer par une seule structure contractuelle et de comptes. Le logiciel de cabinet attribue à chaque facture un identifiant de praticien·ne, un numéro de cas ou un centre de coûts. Cette variante garde la réception simple et permet des analyses internes, pour autant que la référence soit renseignée systématiquement.
2. Unités économiques distinctes
Lorsque plusieurs médecins travaillent sous le même toit mais facturent séparément sur le plan juridique ou comptable, un simple marquage interne peut ne pas suffire. La structure du commerçant, la structure contractuelle, la structure de comptes et le concept de versement doivent alors correspondre à la l'organisation réelle. Le cabinet devrait clarifier la mise en œuvre concrète avec sa fiduciaire, son fournisseur de logiciel de cabinet et son prestataire de paiement.
3. Recettes centralisées avec répartition périodique
Les recettes peuvent aussi être encaissées de manière centralisée, puis réparties régulièrement sur la base de rapports définis. C'est simple à la réception, mais cela augmente la charge de réconciliation. Les remboursements, les paiements partiels et les factures regroupant les prestations de plusieurs praticien·ne·s exigent en particulier une logique de répartition claire.
Analyser les transactions par praticien·ne
Qui souhaite analyser les transactions par praticien·ne ne devrait pas reconstituer l'attribution à la fin du mois. Elle se crée idéalement au moment où la facture est établie ou où le montant est transmis au terminal. Comme clés, l'identifiant du·de la praticien·ne, le numéro de facture, le numéro de cas, le site ou le centre de coûts conviennent particulièrement bien.
Pour la réconciliation ultérieure, ces indications sont surtout utiles :
- Référence praticien·ne ou centre de coûts : attribue la prestation en interne.
- Numéro de facture ou de cas : relie le paiement à l'opération concrète.
- Numéro de terminal et de transaction : rendent le paiement par carte identifiable.
- Montant ainsi que date et heure : facilitent le contrôle en cas d'écart.
Nexi Suisse met à disposition, avec MyPortal, un aperçu des transactions des terminaux. Les rapports peuvent être filtrés notamment par période, terminal, numéro de transaction et montant. Le Merchant Portal complète la vue sur les transactions et les décomptes que Nexi traite en tant qu'acquéreur. Les données de ces deux portails facilitent la recherche et la réconciliation, mais ne remplacent pas un identifiant de praticien·ne dans le logiciel de cabinet.
Attribuer correctement le chiffre d'affaires en cabinet de groupe
Attribuer le chiffre d'affaires en cabinet de groupe signifie davantage que de calculer une somme par médecin. Selon l'organisation, le·la praticien·ne, la prestation, le site et l'unité économique peuvent diverger. Une médecin travaille par exemple sur deux sites ou une facture regroupe les prestations de plusieurs professionnel·le·s. Le cabinet devrait donc définir quelle dimension fait foi pour la comptabilité, le modèle d'honoraires et le contrôle de gestion.
En cas de facture mixte, la répartition devrait avoir lieu si possible avant le paiement, dans le logiciel de cabinet. Si seul un montant total est envoyé au terminal, celui-ci ne procède lui-même à aucune répartition du chiffre d'affaires. Une répartition ultérieure est possible, mais elle doit être documentée et appliquée de manière cohérente en cas d'annulation ou de remboursement.
Organiser le paiement par carte en cabinet de groupe
Une attribution fiable du chiffre d'affaires exige des responsabilités clairement définies. L'équipe de réception enregistre les paiements selon un déroulement uniforme. La direction du cabinet décide des corrections et des exceptions. La comptabilité ou la fiduciaire contrôle le décompte et le crédit. Les rôles et les autorisations devraient être attribués de sorte que chaque personne ne voie que les données nécessaires à sa tâche.
Les remboursements et les annulations méritent une attention particulière. Ils devraient toujours être liés à la transaction d'origine, à la facture, au·à la praticien·ne et au motif. Il en va de même pour les paiements hors ligne, les paiements partiels ou un paiement effectué sur un autre site du cabinet. Qui veut organiser le paiement par carte en cabinet de groupe devrait tester ces cas particuliers avant le démarrage, et non lorsqu'un écart survient.
Clôture de caisse en cabinet de groupe : réussir la réconciliation
Une clôture de caisse structurée en cabinet de groupe suit cinq étapes :
- Éditer les montants attendus : le logiciel de cabinet affiche les paiements par praticien·ne, cas ou centre de coûts.
- Récupérer les données du terminal : rassembler les transactions de la même période et des terminaux concernés.
- Vérifier les écarts : clarifier les annulations, les remboursements, les paiements partiels et les références manquantes.
- Contrôler le décompte : vérifier le décompte d'acquiring et le crédit bancaire en tenant compte du décalage dans le temps.
- Documenter la clôture : archiver les rapports, consigner la validation et suivre les cas en suspens.
Il est essentiel de retenir la même période d'observation. La clôture journalière, le décompte d'acquiring et le crédit bancaire peuvent afficher des dates de comptabilisation différentes. Des références de transaction univoques aident à expliquer ces décalages de façon compréhensible.
Attribution du chiffre d'affaires entre plusieurs praticien·ne·s : ce que la solution de paiement devrait offrir
Une solution de paiement adaptée relie le terminal, l'acceptation des cartes et l'analyse aux processus du cabinet. Avec une intégration de caisse, le montant est transmis automatiquement au terminal, ce qui réduit les erreurs de saisie manuelle. Pour l'attribution du chiffre d'affaires entre plusieurs praticien·ne·s, il est en outre déterminant que le logiciel de cabinet et l'interface gèrent de manière fiable les références nécessaires.
Nexi Suisse propose des POS mobiles, des POS fixes et des terminaux POS intégrés ainsi que l'acquiring auprès d'un seul interlocuteur. Les appareils sont certifiés PCI et ep2. Parmi les prestations supplémentaires utiles de Nexi Suisse figurent MyPortal et le Merchant Portal, grâce auxquels les cabinets gardent leurs transactions et leurs décomptes clairement en vue. La combinaison de type de terminal, de raccordement à la caisse et de structure contractuelle qui convient au cabinet de groupe devrait être définie individuellement, en fonction des sites, du logiciel de cabinet et du modèle de versement souhaité.
Un seul terminal pour un chiffre d'affaires clair en cabinet de groupe
Un terminal de paiement commun peut soulager la réception et rendre le paiement par carte confortable pour les patient·e·s. La transparence ne provient toutefois pas du seul appareil. Seules des références univoques, un modèle de cabinet et de contrat adapté ainsi qu'une clôture de caisse rigoureuse rendent traçable le chiffre d'affaires par praticien·ne. Qui simule au préalable les paiements courants et les cas particuliers met en place un déroulement qui reste simple au quotidien et peut évoluer avec le cabinet.
Nexi Suisse vous accompagne dans le choix d'une solution de paiement adaptée à votre cabinet de groupe. Informez-vous sur les lecteurs de cartes, l'intégration de caisse et l'acquiring, ou faites-vous conseiller via le formulaire de contact. Par téléphone, vous pouvez joindre le service commercial au +41 58 220 58 68.
Bibliographie :
*Nexi Suisse SA : Lecteurs de cartes de Nexi
(https://www.nexi.swiss/fr/produits/pos)
*Nexi Suisse SA : Extension du terminal de cartes en solution complète
(https://www.nexi.swiss/fr/produits/solution-paiement-avancee)
*Nexi Suisse SA : Nos portails – MyPortal et Merchant Portal
(https://www.nexi.swiss/fr/produits/service-supplementaires/portails)
*Nexi Suisse SA : Solutions de paiement pour le commerce de détail suisse
(https://www.nexi.swiss/fr/partenaire/associations/retail)
*Nexi Suisse SA : Solution sectorielle Health & Beauty
(https://www.nexi.swiss/fr/solutions-branche/health-beauty)
*ASSM/FMH : Guide pratique – Bases juridiques dans la pratique médicale, chap. 7.2 Protection des données dans les cabinets médicaux
(https://leitfaden.samw.fmh.ch/fr/guide-pratique-bases-juridique/7-secret-medical-rapports/72-protection-donnees-medecins.cfm)
*SECO Portail PME : Conservation électronique des livres de comptes
(https://www.kmu.admin.ch/fr/conservation-electronique-des-livres-de-comptes)
À propos de Nexi Suisse
Nexi est l’un des leaders européens du secteur PayTech, actif dans plus de 25 pays et partenaire de plus de 2 millions d’entreprises – des grandes places de marché aux PME locales. Issu à l’origine du prestataire de services de paiement allemand Concardis, Nexi mise sur des processus numériques intuitifs pour rendre les achats et les paiements sûrs et simples – tant pour les consommateurs que pour les commerçants. En Suisse, Nexi est depuis plusieurs années le solide numéro deux et propose des solutions de paiement et de données omnicanales pour les commerçants de toutes tailles. Le portefeuille omnicanal de Nexi Suisse comprend l’acceptation des cartes, l’intégration fluide aux caisses terminaux ainsi que des solutions complexes pour le e- et m-commerce, complétées par des tableaux de bord facilitant l’analyse des données. Grâce à ses implantations dans toutes les régions linguistiques, Nexi Suisse garantit un accompagnement personnalisé et complet sur place. Le groupe Nexi, coté en bourse, a son siège à Milan et emploie plus de 10 000 collaborateurs engagés à simplifier les paiements dans toute l’Europe. www.nexi.swiss – www.nexigroup.com